Một số vấn đề giao tiếp liên văn hoá Việt Nhật (2)

2. HORENSO- CÔNG CỤ QUẢN TRỊ CẦN THIẾT TRONG NỀN VĂN HOÁ GIÀU NGỮ CẢNH

Trong phần trước, mình đã có chia sẻ một chút về sự khác biệt giữa nền văn hoá giàu ngữ cảnh và nghèo ngữ cảnh hơn một cách tương đối, trong trường hợp này là Nhật Bản và Việt Nam.

Chắc hẳn khi xem đến phần “đọc không khí” hay “phải nghe cả những điều không được nói”, nhiều bạn sẽ hỏi với một nền văn hóa phức tạp và nhiều giao tiếp ngầm như Nhật Bản, con người ta làm việc với nhau kiểu gì?

Làm sao họ có thể hiểu được và làm việc ăn ý với nhau khi cứ liên tục phải đoán ý của người khác như vậy trong khi thông tin cũng chính là một loại tài sản của công ty.

Mỗi cá nhân đều tham gia vào quá trình thu thập, xử lý và trình bày/truyền đạt để có thể giải quyết được các vấn đề công ty đang có. Nếu thông tin bị tắc nghẽn hay truyền đạt không đầy đủ, công việc và ngay chính bản thân công ty cũng không thể tiếp tục hoạt động hiệu quả được.

Trong các doanh nghiệp kiểu Nhật, có một công cụ giúp người Nhật hạn chế bớt phần nào những vấn đề trong giao tiếp của mình.

Đó chính là Horenso.

Horenso thực chất là một phương pháp quản trị, định nghĩa và đề ra cách thức thông tin được luân chuyển trong công ty, nghĩa vụ xử lý thông tin và tham gia vào chuỗi quản lý thông tin trong công ty.

Ho là viết tắt của hokoku (báo cáo). Trong từng nghiệp vụ, các công ty có thể quy định cách thức báo cáo khác nhau, nhưng tựu chung đều là báo cáo về tiến độ công việc, báo cáo định kỳ hàng tuần hàng tháng hàng quý, báo cáo khi có sự cố xảy ra, báo cáo khi có thông tin mới, báo cáo khi thay đổi cách làm, báo cáo khi làm được/không làm được công việc được giao.

Ren là viết tắt của renraku (liên lạc). Nhân viên thường có nghĩa vụ liên lạc với nhóm mình hoặc với công ty về những sự vụ hàng ngày như khi đi muộn, khi tổ chức một event, khi đi công tác và đã đến nơi.

Tương tự như vậy, Sou là viết tắt của soudan (thảo luận). Khi gặp vướng mắc trong công việc, hoặc muốn tìm cách cải thiện cách làm việc hiện tại, nhân viên trong công ty Nhật thường tìm cách soudan với những đồng nghiệp hoặc với cấp trên.

Người Việt Nam thường làm không tốt về horenso này.

Có lẽ là bởi vì khác với Nhật Bản, chúng ta không nhận ra chúng ta cũng khá giàu ngữ cảnh nên có ít tổ chức hay doanh nghiệp thực sự quan tâm đến việc chuẩn hoá chế độ báo cáo liên lạc trong công ty. Hoặc cũng có thể ở đâu đó, chúng ta đang nghiêng quá nhiều về việc đánh giá kết quả cuối cùng thay vì quá trình nỗ lực (mình sẽ viết ở phần sau) và những “tiểu tiết” nảy sinh trong suốt quá trình làm việc lại không được lưu tâm bằng kết quả cuối cùng.

Vì vậy mà người Việt Nam khá “cảm tính” trong việc horenso và chưa thực sự coi nó là một phần nghĩa vụ của mình trong tập thể. Cảm tính ở đây được hiểu là đôi khi cảm xúc ảnh hưởng quá nhiều đến việc bạn có chia sẻ thông tin cho những người làm việc cùng mình hay không, mặc dù đó là thông tin liên quan đến công việc. Hoặc đơn giản hơn, chỉ là cảm thấy “lười lười” báo cáo tí nên thôi ^^

Với những công việc có chế độ báo cáo đặc thù, đã được quy chuẩn như một công trường xây dựng hay một ca kíp làm việc trong xưởng có thể không có quá nhiều vấn đề. Nhưng đối với những công việc có tính linh hoạt, phải xử lý nhiều thông tin với tần suất cao hơn, sự khác biệt giữa một nhóm người có định nghĩa rõ ràng về phạm vi nghĩa vụ horenso và một nhóm người chưa từng có khái niệm về việc này là rất đáng kể. Đây chính là điểm khác biệt văn hoá lớn dẫn tới nhiều mâu thuẫn và căng thẳng của nhiều người Việt Nam trong quá trình làm việc tại Nhật Bản.

Trong rất nhiều trường hợp, chúng ta thường có tâm lý sợ khi phải báo cáo cấp trên về một vấn đề xảy ra vì lo sợ sẽ bị truy cứu trách nhiệm. Điều thú vị là người Nhật, người Việt hay bất kỳ người nào trên thế giới cũng đều không thích trở thành người đưa tin xấu, nhưng nếu là thông báo tin vui thì ai cũng muốn ^^ đó là tâm lý chung, một bản năng sinh tồn cũng nên ^^

Trong khi ở Nhật, việc báo cáo liên lạc hay thảo luận đôi khi lại là biện pháp để giải quyết vấn đề một cách nhanh và hiệu quả nhất. Và nhờ có horenso, những căng thẳng vốn dĩ bạn phải gánh vác một mình có thể được giải toả và thay vào đó là sự hợp sức cùng giải quyết của một tập thể để có được kết quả tối ưu cho tập thể.

Đôi khi, mình cũng gặp nhiều bạn trẻ có suy nghĩ “chỉ những người không làm được việc mới báo cáo” “Tôi sẽ chứng minh cho mọi người thấy năng lực của tôi thông qua kết quả công việc" hoặc, “em không quan tâm bạn nớ bạn nớ được mọi người quý mến và làm việc thế nào, em quan tâm tới kết quả công việc thôi” là những câu mình cũng được nghe rất nhiều từ phía các bạn Việt Nam.

Có một sự “tài tử” không hề nhẹ ở đây ^^ Và tiếc là sự “tài tử” này lại chính là lý do nhiều kỹ sư tài năng của chúng ta chôn vùi vài năm tuổi trẻ trong sự cô đơn và trầm cảm khi sang Nhật làm việc. Trong khi đó, ở trong môi trường công sở của Nhật các bạn sẽ thấy có nhiều câu khẩu hiệu kiểu như horenso là nghĩa vụ, horenso chính là công việc. Có nghĩa rằng, các công việc của bạn trong ngày có bao gồm horenso. Mỗi ngày, bạn cần dành thời gian để làm việc này, bên cạnh những nghiệp vụ khác của mình. Mình xin nhấn mạnh là “nghiệp vụ khác” nhé ^^ không có nghiệp vụ chính, nghiệp vụ phụ, nghiệp vụ cao cả và nghiệp vụ thấp hèn. Không phải ngồi thiết kế bản vẽ là việc chính và horenso là việc phụ đâu. Tất cả đều là công việc chúng ta phải làm khi tham gia một tập thể mà ^^

Cách thức để horenso đã được viết thành nhiều sách và tài liệu, và cũng luôn là một trong các nội dung đào tạo dành cho nhân viên mới vào công ty.

P/S: Ở bài trước, mình nói nhiều về “giao tiếp phi ngôn ngữ” khi so sánh một số đặc trưng của nền văn hoá giàu/nghèo ngữ cảnh. Nhưng ở bài này, horenso là phương thức giao tiếp chủ yếu bằng ngôn ngữ, nên trong quá trình làm horenso, chắc chắn chúng ta cũng phải rèn luyện tiếng Nhật rất nhiều đó ^^

—

Các phần khác:

- Nền văn hoá giàu ngữ cảnh vs. nghèo ngữ cảnh

- Tìm hiểu thông tin formal và cả informal

- Chủ nghĩa tập thể vs. Chủ nghĩa cá nhân

- Tránh xung đột trong giao tiếp và khiển trách

- Mô hình công ty “gia đình” ở Nhật: coi trọng thứ bậc và mối quan hệ con người

- Quy trình ra quyết định và mức độ quan trọng của quyết định

- Địa vị đạt được và địa vị gán cho

- Ghi nhận quá trình nỗ lực hay kết quả cuối cùng?